Brief event organizer adalah dokumen satu sampai dua halaman yang menjelaskan apa yang ingin dicapai acara Anda, untuk siapa, kapan, di mana, dan dengan anggaran berapa. Brief yang baik membuat penawaran dari beberapa EO bisa dibandingkan secara adil. Bagian yang paling sering hilang adalah anggaran, padahal tanpa itu setiap EO akan menebak skala yang berbeda.
Kenapa brief menentukan kualitas penawaran
EO menyusun konsep dan harga dari informasi yang Anda berikan. Kalau brief hanya berbunyi "gathering kantor 100 orang bulan depan", tiga EO bisa mengirim tiga penawaran yang sama sekali berbeda: satu di ballroom hotel, satu di villa, satu di tempat outbound. Ketiganya tidak salah, tapi Anda tidak bisa membandingkannya.
Brief yang lengkap juga mempercepat proses. Lebih sedikit pertanyaan bolak-balik, lebih cepat Anda mendapat penawaran yang bisa diputuskan.
Delapan hal yang harus ada di brief
1. Tujuan acara, dalam bentuk hasil
Tulis apa yang harus terjadi setelah acara, bukan kegiatannya. "Karyawan dari tiga cabang saling kenal dan sepakat target tahun depan" lebih berguna daripada "acara gathering".
2. Peserta
Jumlah, asal (dalam kota atau luar kota), profil singkat, dan kebutuhan khusus. Sebutkan juga kalau ada tamu VIP atau pejabat.
3. Tanggal dan seberapa fleksibel
Sebutkan tanggal pilihan dan apakah bisa digeser. Fleksibilitas tanggal sering menjadi cara paling mudah menurunkan biaya venue.
4. Lokasi atau jenis venue
Kalau sudah punya venue, sebutkan. Kalau belum, tulis preferensinya: hotel, ruang terbuka, kampus, atau bebas.
5. Format dan susunan kasar
Berapa hari, sesi apa saja, apakah ada makan malam, hiburan, atau kunjungan. Tidak perlu rinci, cukup gambaran.
6. Anggaran
Sebutkan kisaran, bahkan kalau masih kasar. Kisaran memberi batas bagi EO untuk menyusun konsep yang realistis. Brief tanpa anggaran biasanya menghasilkan penawaran yang terlalu mahal atau terlalu sederhana.
7. Yang sudah diputuskan atau sudah ada
Venue yang sudah dipesan, vendor langganan, narasumber yang sudah dikonfirmasi, atau perlengkapan milik kantor. Ini mencegah EO menghitung sesuatu yang tidak Anda butuhkan.
8. Pengambil keputusan dan tenggat
Siapa yang memutuskan, kapan penawaran harus masuk, dan kapan keputusan diambil. EO perlu tahu apakah mereka menulis untuk satu orang atau untuk rapat direksi.
Template brief event
Salin tabel ini dan isi kolom kanan. Kolom tengah adalah contoh fiktif untuk sebuah workshop.
| Bagian | Contoh (fiktif) | Isi Anda |
|---|---|---|
| Nama acara | Workshop Perencanaan Program 2027 | |
| Penyelenggara dan kontak | Divisi Program, nama dan nomor kontak penanggung jawab | |
| Tujuan (hasil yang diharapkan) | Tiap tim cabang pulang membawa rencana kerja kuartal I | |
| Jumlah dan asal peserta | 80 orang, 50 dari luar kota | |
| Kebutuhan khusus peserta | 3 peserta vegetarian, 1 pengguna kursi roda | |
| Tanggal pilihan | Minggu kedua Februari, bisa digeser satu minggu | |
| Durasi | 2 hari, 1 malam | |
| Lokasi atau venue | Hotel di Kota Yogyakarta, belum dipesan | |
| Format | Pleno pagi, kerja kelompok siang, makan malam bersama | |
| Kisaran anggaran | Batas bawah dan batas atas, sebutkan sudah atau belum termasuk pajak | |
| Sudah tersedia | Narasumber internal, laptop peserta | |
| Layanan yang diminta dari EO | Venue, konsumsi, registrasi, dokumentasi, laporan | |
| Dokumen yang dibutuhkan | Daftar hadir, foto, laporan kegiatan | |
| Tenggat penawaran | Dua minggu setelah brief dikirim | |
| Pengambil keputusan | Kepala divisi program |
Kesalahan yang paling sering terjadi
- Tidak menyebut anggaran karena khawatir EO akan menghabiskannya. Akibatnya penawaran tidak bisa dibandingkan.
- Mengirim brief berbeda ke setiap EO. Kalau satu EO mendapat informasi tambahan lewat telepon, kirim informasi itu juga ke yang lain.
- Terlalu banyak "nanti dibahas". Bagian yang belum pasti boleh ditulis sebagai asumsi, misalnya "asumsikan 100 peserta, bisa berubah 10%".
- Meminta konsep kreatif lengkap sebelum memilih. Konsep penuh butuh waktu kerja yang besar. Untuk tahap seleksi, cukup minta gambaran pendekatan dan rincian biaya.
Untuk instansi: brief dan KAK
Di instansi pemerintah dan program donor, fungsi brief dijalankan oleh kerangka acuan kerja (KAK) atau terms of reference. Isinya mirip, ditambah ketentuan administratif pengadaan. Prosesnya dibahas di pengadaan jasa event organizer untuk instansi.
Setelah brief dikirim: apa yang seharusnya terjadi
EO yang serius biasanya bertanya balik. Pertanyaan tentang tujuan, profil peserta, atau prioritas anggaran adalah tanda baik, karena berarti mereka menyusun penawaran untuk acara Anda, bukan menyalin paket standar.
Saat membandingkan penawaran, periksa apakah setiap EO menghitung komponen yang sama. Kesalahan yang sering terjadi saat memilih dibahas di cara memilih event organizer untuk acara perusahaan, komponen biayanya di panduan biaya jasa event organizer, dan isi perjanjiannya di kontrak jasa event organizer.
Pertanyaan yang sering diajukan
Seberapa panjang brief yang ideal?
Satu sampai dua halaman. Lebih panjang dari itu biasanya berisi hal yang lebih cocok dibahas di rapat.
Bagaimana kalau anggaran belum ditetapkan?
Tulis kisaran yang Anda anggap masuk akal, atau minta EO memberi dua pilihan skala. Itu tetap lebih baik daripada mengosongkannya.
Perlukah mengirim brief ke banyak EO?
Tiga sudah cukup untuk perbandingan. Lebih dari itu memperpanjang proses tanpa banyak menambah pilihan.
Apakah EO boleh menyarankan perubahan brief?
Boleh dan sering berguna, misalnya mengusulkan format atau tanggal yang lebih hemat. Pastikan perubahan itu dicatat tertulis.
Penutup
Brief yang baik bukan dokumen panjang, tapi dokumen yang menjawab pertanyaan sebelum ditanyakan. Lima belas menit menyusunnya bisa menghemat beberapa hari surel bolak-balik.
Kalau brief Anda sudah siap, kirimkan ke tim event organizer Jogja kami lewat halaman konsultasi. Kami balas dengan pertanyaan lanjutan dan gambaran pendekatan.