Proposal sponsorship adalah dokumen penawaran kerja sama yang meminta dukungan dana, produk, atau layanan dari sebuah perusahaan untuk acara Anda, dengan imbalan manfaat promosi yang terukur. Sponsor tidak menilai seberapa besar kebutuhan dana panitia. Mereka menilai siapa audiensnya, seberapa sesuai dengan target pasar mereka, dan apa yang mereka dapat.
Karena itu proposal yang berhasil biasanya pendek, berangka, dan ditulis dari sudut pandang sponsor. Berikut strukturnya, cara menyusun paket, dan cara mengirimnya.
Proposal kegiatan dan proposal sponsorship tidak sama
| Aspek | Proposal kegiatan | Proposal sponsorship |
|---|---|---|
| Pembaca | Atasan, lembaga, pemberi izin | Tim marketing, brand, atau CSR perusahaan |
| Pertanyaan pembaca | "Apakah acara ini layak dijalankan?" | "Apa untungnya bagi merek kami?" |
| Isi utama | Latar belakang, tujuan, susunan acara, anggaran lengkap | Profil audiens, paket manfaat, nilai kerja sama |
| Panjang ideal | Sesuai format lembaga | 8–12 halaman |
Menyalin proposal kegiatan lalu menambahkan halaman "paket sponsor" di belakang adalah penyebab penolakan yang paling umum.
Struktur proposal sponsorship
- Sampul: nama acara, tanggal, lokasi, logo penyelenggara, dan nama perusahaan yang dituju.
- Ringkasan satu halaman: apa acaranya, siapa audiensnya, berapa orang, dan paket yang ditawarkan. Banyak pembaca berhenti di sini.
- Tentang acara: konsep, tujuan, dan alasan acara ini relevan sekarang.
- Profil audiens: usia, pekerjaan, asal daerah, minat, dan jumlah. Gunakan data acara sebelumnya bila ada.
- Saluran eksposur: media sosial, media partner, materi cetak, area acara, dan perkiraan jangkauannya.
- Paket sponsorship: tingkatan paket, nilai, dan hak sponsor di setiap tingkat.
- Rekam jejak penyelenggara: acara yang pernah digarap, sponsor sebelumnya, dokumentasi.
- Jadwal: tenggat keputusan sponsor, tenggat materi logo, tanggal acara, tanggal laporan.
- Bentuk laporan untuk sponsor: apa yang dikirim setelah acara dan kapan.
- Kontak: satu nama, jabatan, nomor, dan email yang bisa dihubungi.
Contoh susunan paket sponsorship
Isi nilai sesuai anggaran acara Anda. Yang penting, setiap tingkat punya hak yang jelas berbeda.
| Paket | Nilai | Hak utama sponsor |
|---|---|---|
| Sponsor utama (1 slot) | Rp … | Nama di judul acara, logo terbesar di semua materi, sesi bicara atau tayangan di panggung, booth di lokasi terbaik |
| Sponsor pendamping (2–3 slot) | Rp … | Logo di materi utama, booth, penyebutan oleh MC |
| Sponsor pendukung | Rp … | Logo di backdrop dan media sosial |
| In-kind (produk atau layanan) | Setara nilai barang | Disesuaikan dengan nilai barang, misalnya logo di area konsumsi untuk sponsor minuman |
Batasi jumlah slot sponsor utama. Sponsor membayar lebih untuk eksklusivitas, misalnya jaminan tidak ada pesaing dari kategori produk yang sama.
Cara menentukan nilai paket
- Mulai dari kekurangan dana: hitung anggaran total, kurangi pemasukan lain (tiket, dana internal), sisanya adalah target dari sponsor.
- Bandingkan dengan nilai eksposur: berapa biaya yang harus dikeluarkan sponsor untuk menjangkau audiens yang sama lewat iklan.
- Sediakan paket kecil: perusahaan lokal sering lebih mudah menyetujui paket kecil yang cepat diputuskan.
Cara menyusun anggaran acara secara rinci ada di berapa biaya jasa event organizer dan menyusun anggaran acara.
Cara mengirim dan menindaklanjuti proposal
- Pilih sponsor yang relevan. Sepuluh perusahaan yang audiensnya cocok lebih baik daripada seratus proposal massal.
- Cari nama penerima. Kirim ke orang yang memegang anggaran brand, marketing, atau CSR, bukan ke alamat email umum.
- Kirim jauh hari. Ajukan 3–6 bulan sebelum acara. Banyak perusahaan mengunci anggaran tahunan jauh sebelum tahun berjalan.
- Tulis email pengantar singkat. Tiga kalimat: acaranya apa, audiensnya siapa, kenapa cocok dengan merek mereka. Lampirkan PDF, jangan tautan yang perlu izin akses.
- Tindak lanjuti setelah 7–10 hari kerja. Tanyakan apakah ada informasi yang kurang, bukan sekadar menanyakan keputusan.
Kesalahan yang membuat proposal ditolak
- Tidak ada data audiens, hanya "diperkirakan ramai".
- Paket hanya berisi logo, tanpa aktivasi atau interaksi dengan pengunjung.
- Satu proposal yang sama dikirim ke perusahaan yang saling bersaing.
- Desain berlebihan tetapi informasi pokok sulit ditemukan.
- Tenggat terlalu mepet sehingga sponsor tidak sempat memproses persetujuan internal.
Setelah sponsor setuju
Tuangkan kesepakatan dalam perjanjian tertulis: nilai, bentuk dukungan, hak sponsor, jadwal pembayaran, dan tenggat penyerahan materi. Prinsip menulis perjanjian kerja sama acara mirip dengan yang kami bahas di kontrak jasa event organizer.
Setelah acara, kirim laporan untuk sponsor paling lambat dua minggu: foto setiap titik logo, jumlah pengunjung, capaian media sosial, dan testimoni bila ada. Laporan yang rapi adalah alasan terkuat sponsor kembali tahun depan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Berapa halaman proposal sponsorship yang ideal?
Sekitar 8–12 halaman. Ringkasan satu halaman di depan lebih penting daripada jumlah halaman.
Apakah boleh meminta sponsor dalam bentuk produk?
Boleh dan sering lebih mudah disetujui. Sponsor in-kind seperti minuman, hadiah, atau layanan cetak tetap dicatat nilainya dan diberi hak promosi yang sepadan.
Apakah panitia perlu badan hukum untuk menerima sponsor?
Banyak perusahaan mensyaratkan rekening atas nama lembaga dan dokumen legal penyelenggara. Tanyakan persyaratan administrasi sponsor sejak awal, termasuk perlakuan pajaknya.
Kapan sebaiknya memakai event organizer?
Saat acara terbuka untuk publik dengan banyak sponsor, karena hak tiap sponsor harus dipenuhi dan didokumentasikan di hari-H.
Menyiapkan event publik bersama ARS Management
ARS Management menangani event publik dan komunitas di Yogyakarta, dari penyusunan konsep dan koordinasi vendor sampai evaluasi. Lihat layanan kami di halaman jasa event organizer Jogja, atau baca cara membuat event komunitas yang ramai pengunjung.