Laporan pertanggungjawaban (LPJ) kegiatan adalah dokumen yang disusun panitia setelah acara selesai untuk melaporkan pelaksanaan, hasil, dan penggunaan dana kepada pihak yang memberi tugas atau dana. Isinya selalu dua hal: apa yang terjadi dibandingkan rencana, dan ke mana uangnya dipakai beserta buktinya.
LPJ biasanya diserahkan 7–14 hari setelah acara. Format pastinya mengikuti lembaga penerima, tetapi strukturnya hampir sama di instansi, perusahaan, maupun organisasi.
Untuk siapa LPJ disusun?
| Penerima | Yang paling diperhatikan |
|---|---|
| Instansi pemerintah | Kesesuaian dengan rencana dan aturan, kelengkapan bukti pengeluaran |
| Perusahaan (HR, GA, keuangan) | Realisasi anggaran, jumlah peserta, hasil acara terhadap tujuan |
| Sponsor | Bukti hak sponsor dipenuhi: foto logo, jangkauan, jumlah pengunjung |
| Organisasi atau kampus | Kelengkapan administrasi dan evaluasi untuk kepengurusan berikutnya |
Kalau penerimanya lebih dari satu, misalnya instansi dan sponsor, susun satu LPJ lengkap lalu buat ringkasan khusus untuk sponsor. Hak sponsor yang perlu dibuktikan biasanya sudah tertulis di proposal sponsorship.
Struktur LPJ kegiatan
- Sampul: judul "Laporan Pertanggungjawaban", nama kegiatan, tanggal, penyelenggara.
- Lembar pengesahan: tanda tangan ketua panitia, bendahara, dan pihak yang mengesahkan.
- Kata pengantar dan daftar isi.
- Pendahuluan: latar belakang, tujuan, dasar pelaksanaan (surat tugas, SK, atau kontrak).
- Pelaksanaan: waktu, tempat, jumlah peserta, susunan acara yang benar-benar terlaksana, dan susunan panitia.
- Hasil dan evaluasi: capaian dibandingkan target, kendala, dan rekomendasi.
- Laporan keuangan: anggaran dibandingkan realisasi per pos.
- Penutup.
- Lampiran: bukti pengeluaran, daftar hadir, foto, dan dokumen pendukung.
Bagian 5 dan 6 sering ditulis ulang dari proposal. Jangan. Tulis apa yang benar-benar terjadi, termasuk perubahan rundown dan alasannya.
Contoh tabel realisasi anggaran
| Pos | Anggaran (Rp) | Realisasi (Rp) | Selisih (Rp) | Keterangan |
|---|---|---|---|---|
| Venue | … | … | … | Nomor bukti |
| Konsumsi | … | … | … | Jumlah porsi aktual |
| Produksi (sound, panggung, layar) | … | … | … | |
| Transportasi | … | … | … | |
| Honor narasumber, MC, penampil | … | … | … | Sertakan bukti potong pajak bila ada |
| Dokumentasi | … | … | … | |
| Lain-lain | … | … | … | Rinci, jangan digabung |
| Total | … | … | … |
Tambahkan tabel pemasukan di atasnya bila dana berasal dari beberapa sumber: dana lembaga, sponsor, tiket, atau iuran. Selisih yang besar di satu pos perlu satu kalimat penjelasan, misalnya jumlah peserta naik sehingga porsi konsumsi bertambah.
Lampiran yang wajib disiapkan
- Bukti pengeluaran: nota, kuitansi, atau faktur atas nama penyelenggara. Kuitansi atau dokumen penerimaan uang bernilai lebih dari Rp5 juta dikenai bea meterai Rp10.000 sesuai UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai.
- Daftar hadir: bertanda tangan atau ekspor dari sistem registrasi. Cara menyiapkannya ada di registrasi peserta event.
- Dokumentasi: foto setiap sesi, peserta, dan titik logo sponsor.
- Dokumen dasar: surat tugas, kontrak vendor, berita acara serah terima bila ada.
- Hasil evaluasi: rekap kuesioner atau survei kepuasan.
Kumpulkan bukti sejak hari pertama persiapan, bukan setelah acara. Satu nota yang hilang bisa menahan LPJ berminggu-minggu.
Menulis bagian evaluasi yang berguna
Evaluasi yang baik menjawab tiga pertanyaan dengan angka: apakah target tercapai, apa yang tidak berjalan, dan apa yang harus diubah tahun depan.
| Indikator | Target | Realisasi | Catatan |
|---|---|---|---|
| Jumlah peserta hadir | … | … | Dari daftar hadir |
| Tingkat kepuasan | … | … | Dari kuesioner |
| Ketepatan waktu rundown | … | … | Sesi yang molor dan penyebabnya |
| Realisasi anggaran | … | … | Dari tabel keuangan |
Rekomendasi ditulis sebagai tindakan, misalnya "buka registrasi 30 menit lebih awal", bukan "perlu koordinasi yang lebih baik".
Kesalahan yang paling sering terjadi
- Bukti pengeluaran tidak atas nama penyelenggara atau tanpa tanggal.
- Pos "lain-lain" terlalu besar tanpa rincian.
- Isi pelaksanaan disalin dari proposal, padahal acaranya berubah.
- Foto tidak diberi keterangan sesi dan tanggal.
- LPJ dikerjakan satu orang di akhir, padahal datanya tersebar di banyak divisi.
Jika acara memakai event organizer
Saat acara dikerjakan EO, minta laporan pelaksanaan, rekap peserta, dan dokumentasi sebagai bagian dari kontrak, lengkap dengan tenggat penyerahannya. Dengan begitu panitia internal tinggal menyusun LPJ dari bahan yang sudah rapi. Hal ini sebaiknya dicantumkan sejak awal di kontrak jasa event organizer. Untuk lembaga pemerintah, alur pengadaannya kami bahas di pengadaan jasa event organizer untuk instansi.
Pertanyaan yang sering diajukan
Berapa lama batas waktu menyerahkan LPJ?
Umumnya 7–14 hari setelah kegiatan, tetapi ikuti aturan lembaga penerima. Sebagian instansi menetapkan tenggat dalam surat tugas.
Apa beda LPJ dengan laporan kegiatan?
Laporan kegiatan menceritakan pelaksanaan. LPJ menambahkan pertanggungjawaban dana dan bukti-buktinya.
Siapa yang menandatangani LPJ?
Ketua panitia dan bendahara, lalu disahkan oleh pihak yang memberi tugas atau dana.
Bagaimana jika ada sisa dana?
Catat sebagai selisih di laporan keuangan dan ikuti aturan lembaga: dikembalikan, dipindahkan ke kas, atau dipakai sesuai persetujuan.
Laporan acara yang rapi bersama ARS Management
ARS Management menangani acara perusahaan, instansi, dan lembaga di Yogyakarta sejak 2014, termasuk sebagai mitra teknis UNESCO. Bahan yang dibutuhkan untuk LPJ bisa disepakati sejak awal di kontrak. Diskusikan kebutuhan acara Anda di halaman jasa event organizer Jogja.