Technical meeting (TM) adalah rapat koordinasi teknis yang diadakan beberapa hari sebelum acara untuk menyamakan rundown, layout, jadwal loading, dan aba-aba (cue) antara panitia, MC, dan semua vendor. Hasilnya satu versi rundown teknis yang dipegang semua orang, sehingga keputusan di hari-H tidak lagi diperdebatkan.
TM biasanya diadakan H-7 sampai H-3 dan berlangsung 60–120 menit. Untuk lomba atau turnamen, istilah yang sama dipakai untuk pertemuan panitia dengan peserta; bagian itu dibahas di akhir artikel.
Technical meeting, gladi bersih, dan briefing: apa bedanya?
| Pertemuan | Kapan | Siapa | Hasil |
|---|---|---|---|
| Technical meeting | H-7 s.d. H-3 | Panitia inti, MC, semua vendor | Rundown teknis final, layout final, jadwal loading |
| Gladi bersih | H-1 atau pagi hari-H | Yang tampil dan operator | Alur diuji langsung di venue |
| Briefing hari-H | 1–2 jam sebelum mulai | Seluruh kru | Pengingat tugas, kontak darurat, perubahan terakhir |
Ketiganya saling melengkapi. TM yang baik membuat gladi bersih cukup menguji, bukan lagi memutuskan.
Siapa yang wajib hadir
- Ketua panitia atau project manager EO: pemegang keputusan akhir.
- Koordinator acara (stage manager): pemegang rundown teknis.
- MC: harus mendengar semua cue dan perubahan.
- Vendor teknis: sound, lighting, multimedia, panggung, genset.
- Pihak venue: jam akses, listrik, aturan loading, keamanan.
- Konsumsi dan registrasi: jam penyajian dan alur tamu.
- Perwakilan klien: bila ada sesi yang melibatkan pimpinan atau tamu VIP.
Vendor yang tidak hadir di TM adalah sumber masalah paling umum di hari-H. Bila tidak bisa datang, minta mereka bergabung secara daring setidaknya untuk bagian yang menyangkut mereka.
Agenda technical meeting
- Gambaran acara (5 menit): tujuan, jumlah tamu, tamu VIP, dan hal yang tidak boleh gagal.
- Rundown teknis per segmen (30–45 menit): dibaca baris demi baris bersama MC dan operator.
- Layout dan denah (10–15 menit): posisi panggung, FOH, meja registrasi, jalur tamu dan jalur kru.
- Jadwal loading dan setting (10 menit): siapa masuk jam berapa, urutan pemasangan, batas waktu siap.
- Daya listrik (5–10 menit): total kebutuhan, pembagian jalur, cadangan genset.
- Rencana darurat (10 menit): hujan, listrik padam, materi presentasi tidak terbaca, tamu VIP terlambat. Lihat juga manajemen risiko event.
- Kontak dan komunikasi (5 menit): daftar nomor, kanal HT atau grup, siapa memutuskan apa.
- Rangkuman keputusan (5 menit): dibacakan ulang dan dikirim tertulis hari itu juga.
Dokumen yang dibawa ke technical meeting
- Rundown teknis (cue sheet) versi terbaru, bernomor versi dan bertanggal.
- Denah venue dengan ukuran.
- Daftar materi multimedia: video, slide, musik, beserta tenggat penyerahan.
- Rider teknis dari penampil atau pembicara.
- Daftar kontak semua PIC.
- Jadwal loading dan bongkar.
Apa itu rundown teknis?
Rundown teknis adalah turunan dari rundown acara yang menambahkan detail untuk kru: kapan lampu berubah, kapan musik masuk, materi apa yang tampil di layar, dan mikrofon mana yang aktif. Rundown acara dibaca tamu dan klien; rundown teknis dibaca operator. Penjelasan rundown acara ada di panduan rundown acara.
Contoh potongan rundown teknis untuk pembukaan seminar:
| Cue | Waktu | Segmen | Sound | Lighting | Layar | Stand by |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01 | 08.55 | Tamu duduk | Musik latar turun | Lampu ruang 70% | Logo acara | MC di sisi panggung |
| 02 | 09.00 | Pembukaan MC | Mic MC 1 hidup | Spot panggung | Logo acara | Operator video |
| 03 | 09.03 | Video pembuka | Audio video | Lampu ruang 20% | Video 03 | Pimpinan di kursi depan |
| 04 | 09.07 | Sambutan pimpinan | Mic podium hidup | Spot podium | Nama dan jabatan | Fotografer di depan |
Setiap cue diberi nomor agar instruksi di HT cukup singkat: "stand by cue 03, go cue 03". Contoh penerapannya untuk acara malam ada di panduan gala dinner perusahaan.
Template notulen technical meeting
Kirim notulen paling lambat malam hari setelah TM. Isinya cukup:
- Tanggal TM, daftar hadir, versi rundown yang disepakati.
- Keputusan per bagian (rundown, layout, loading, listrik, darurat).
- Hal yang belum diputuskan, pemiliknya, dan tenggatnya.
- Tenggat penyerahan materi multimedia.
- Jam gladi bersih.
Pembagian siapa memegang keputusan apa di hari-H sebaiknya sudah jelas di struktur panitia sebelum TM dimulai.
Technical meeting untuk lomba dan turnamen
Pada lomba, festival, atau turnamen, technical meeting adalah pertemuan panitia dengan peserta atau perwakilan tim. Agendanya berbeda:
- Penjelasan aturan dan kriteria penilaian.
- Jadwal, urutan tampil, atau hasil undian (drawing).
- Persyaratan teknis peserta: durasi, format file, alat yang disediakan panitia.
- Alur registrasi ulang di hari-H.
- Tanya jawab, lalu keputusan dicatat dan dibagikan ke semua peserta.
Keputusan TM lomba sebaiknya diumumkan tertulis agar peserta yang tidak hadir mendapat informasi yang sama.
Kesalahan yang sering terjadi
- TM diadakan terlalu mepet (H-1), sehingga perubahan tidak sempat dikerjakan vendor.
- Rundown yang dibahas bukan versi terakhir. Selalu tulis nomor versi.
- MC tidak diundang dan baru menerima rundown di hari-H.
- Keputusan hanya lisan. Tanpa notulen, setiap pihak mengingat versi berbeda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Kapan technical meeting sebaiknya diadakan?
H-7 sampai H-3. Acara besar dengan banyak vendor bisa butuh dua kali TM: H-14 untuk konsep teknis dan H-3 untuk finalisasi.
Apakah technical meeting boleh daring?
Boleh untuk acara kecil. Untuk acara dengan panggung dan banyak vendor, TM di venue jauh lebih efektif karena layout bisa dilihat langsung.
Apa beda technical meeting dengan rapat koordinasi?
Rapat koordinasi membahas pembagian tugas dan progres sepanjang persiapan. Technical meeting khusus membahas pelaksanaan teknis hari-H.
Technical meeting bersama ARS Management
Bila Anda butuh satu pihak yang menyiapkan rundown teknis, memimpin technical meeting, dan mengoordinasikan vendor di hari-H, tim ARS Management bisa mengambil peran itu. Bila rundown dan vendor sudah ada tetapi Anda butuh tim pelaksana, lihat paket eksekusi event LOKA Muv atau hubungi kami melalui halaman jasa event organizer Jogja.