Kontrak jasa event organizer minimal memuat ruang lingkup kerja yang rinci, harga beserta apa yang termasuk dan tidak termasuk, termin pembayaran, aturan perubahan, pembatalan dan penundaan, keadaan memaksa, tanggung jawab atas vendor pihak ketiga, hak atas dokumentasi, dan perlakuan pajak. Sebagian besar sengketa acara bukan soal kualitas, melainkan soal hal yang tidak pernah ditulis.

Artikel ini panduan praktis, bukan nasihat hukum. Untuk kontrak bernilai besar, minta tinjauan dari bagian hukum atau konsultan hukum Anda.

Kenapa detail kontrak penting

Dalam hukum perdata Indonesia, perjanjian yang dibuat secara sah mengikat para pihak seperti undang-undang, asas yang dikenal dari Pasal 1338 KUHPerdata. Artinya, yang tertulis itulah yang bisa ditagih. Janji lisan saat presentasi penawaran tidak punya kekuatan yang sama.

Sebelas bagian yang perlu ada

1. Ruang lingkup kerja

Tulis apa saja yang dikerjakan EO, dalam lampiran yang rinci: jumlah, spesifikasi, dan waktu. "Sound system" belum cukup. Tulis daya, jumlah mikrofon, dan operatornya. Cara menilai spesifikasi teknis ada di cara menilai vendor teknis event di Jogja.

2. Harga, termasuk dan tidak termasuk

Bagian "tidak termasuk" sama pentingnya dengan bagian "termasuk". Yang sering jadi tagihan tambahan:

  • Perpanjangan jam venue
  • Konsumsi dan transport kru
  • Biaya listrik tambahan atau genset
  • Perizinan dan retribusi
  • Pajak

3. Termin pembayaran

Pembayaran biasanya dibagi menjadi uang muka, pembayaran tahap, dan pelunasan. Kaitkan setiap termin dengan hasil kerja yang jelas, misalnya venue terkonfirmasi atau gladi selesai, bukan hanya tanggal.

4. Perubahan lingkup dan jumlah peserta

Jumlah peserta hampir selalu berubah. Tetapkan tenggat terakhir perubahan jumlah, batas toleransi tanpa biaya tambahan, dan cara menyetujui perubahan secara tertulis.

5. Pembatalan dan penundaan

Bedakan pembatalan oleh klien, pembatalan oleh EO, dan penundaan. Biaya pembatalan biasanya bertingkat sesuai jarak ke hari pelaksanaan, karena makin dekat ke hari H makin banyak uang yang sudah dibayarkan ke vendor dan venue. Minta EO menjelaskan bagian mana yang tidak bisa dikembalikan.

6. Keadaan memaksa (force majeure)

KUHPerdata mengatur bahwa pihak yang terhalang memenuhi kewajiban karena keadaan memaksa tidak wajib membayar ganti rugi (Pasal 1244 dan 1245), dengan syarat ada iktikad baik (Binus Business Law, 2020). Tapi undang-undang tidak merinci peristiwa apa saja yang termasuk, jadi kontrak Anda yang harus melakukannya.

Tuliskan:

  • Peristiwa yang termasuk: bencana alam, cuaca ekstrem, larangan atau kebijakan pemerintah, pencabutan izin keramaian, wabah.
  • Akibatnya: apakah acara ditunda atau dibatalkan, dan dalam berapa hari keputusan diambil.
  • Pembagian biaya: siapa menanggung biaya yang sudah keluar.

Perizinan acara di Jogja dibahas di izin keramaian event di Jogja, dan rencana cadangan di manajemen risiko event.

7. Vendor pihak ketiga dan kerusakan

EO biasanya memakai vendor lain: sound, panggung, katering. Kontrak perlu menjawab siapa yang bertanggung jawab ke Anda kalau vendor gagal, dan siapa yang menanggung kerusakan venue. Tanyakan juga apakah ada asuransi untuk acara berisiko, seperti acara luar ruang atau struktur gantung.

8. Penanggung jawab dan persetujuan

Tulis nama penanggung jawab dari kedua pihak dan cara persetujuan diberikan, misalnya lewat surel. Ini mencegah perubahan yang disetujui oleh orang yang tidak berwenang.

9. Dokumentasi dan data peserta

Siapa pemilik foto dan video acara, dan apakah EO boleh memakainya untuk portofolio. Untuk data peserta, tegaskan bahwa EO hanya memakai data untuk keperluan acara, sejalan dengan UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

10. Pajak

Dua hal yang perlu jelas di kontrak:

  • PPh Pasal 23. Menurut DDTC News, jasa event organizer yang dilakukan badan usaha dipotong PPh Pasal 23 sebesar 2% dari jumlah bruto, tidak termasuk PPN, berdasarkan PMK 141/PMK.03/2015. Pembayaran yang diteruskan ke pihak ketiga atau penggantian biaya bisa dikeluarkan dari dasar potongan, asal didukung faktur dan bukti pembayaran.
  • PPN. Tanyakan apakah harga sudah termasuk PPN, dan apakah EO berstatus pengusaha kena pajak.

Pemisahan antara fee jasa EO dan biaya yang diteruskan ke vendor sebaiknya tertulis di penawaran dan kontrak. Selain memengaruhi pajak, pemisahan ini membuat Anda tahu berapa sebenarnya harga jasa EO.

11. Penyelesaian sengketa

Musyawarah dulu, lalu jalur yang disepakati: pengadilan negeri tertentu atau arbitrase. Tulis domisili hukumnya.

Tanda bahaya di kontrak EO

  • Ruang lingkup hanya satu paragraf tanpa lampiran rincian.
  • Tidak ada bagian "tidak termasuk".
  • Pelunasan penuh diminta jauh sebelum acara tanpa kaitan dengan hasil kerja.
  • Keadaan memaksa ditulis sangat luas sehingga hampir semua kegagalan bisa dimasukkan ke sana.
  • Tidak ada nama penanggung jawab.

Daftar periksa sebelum tanda tangan

  • Lampiran ruang lingkup memuat jumlah dan spesifikasi
  • Daftar "tidak termasuk" sudah dibaca dan dipahami
  • Termin pembayaran terkait dengan hasil kerja
  • Tenggat perubahan jumlah peserta tertulis
  • Skema biaya pembatalan dan penundaan tertulis
  • Peristiwa keadaan memaksa dan akibatnya tertulis
  • Tanggung jawab atas vendor pihak ketiga jelas
  • Perlakuan PPh 23 dan PPN jelas
  • Penanggung jawab kedua pihak tertulis

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah cukup dengan surat penawaran yang ditandatangani?
Untuk acara kecil, penawaran yang ditandatangani kedua pihak bisa berfungsi sebagai perjanjian. Untuk acara bernilai besar, kontrak terpisah dengan lampiran rincian jauh lebih aman.

Siapa yang menyusun kontrak, klien atau EO?
Bisa keduanya. Instansi dan perusahaan besar biasanya memakai format sendiri. Yang penting kedua pihak membaca seluruh lampiran, bukan hanya halaman tanda tangan.

Bagaimana kalau acara batal karena izin tidak keluar?
Tergantung kontrak. Karena itu pencabutan atau penolakan izin sebaiknya disebut khusus di bagian keadaan memaksa, termasuk pembagian biayanya.

Apakah klien wajib memotong PPh 23?
Kewajiban pemotongan melekat pada pemberi penghasilan tertentu, seperti badan usaha dan instansi. Konfirmasi dengan bagian keuangan atau konsultan pajak Anda.

Penutup

Kontrak yang baik tidak membuat hubungan kerja jadi kaku. Ia justru membuat kedua pihak bisa fokus ke acara, karena hal-hal yang biasa jadi sengketa sudah diputuskan di awal.

Kalau Anda sedang menyiapkan kerja sama dengan event organizer di Jogja, tim kami bisa menjelaskan rincian ruang lingkup dan termin sebelum Anda memutuskan. Hubungi kami lewat halaman konsultasi.